Kontierungsstempel

Kontierungsstempel oder Buchungsstempel werden Stempel genannt, die eine Buchhaltung, Controlling-Abteilung oder Behörde zur ordnungsgemäßen Verbuchung einer Rechnung auf ein Konto oder eine Kostenstelle nutzt. Oft tabellarisch aufgebaut enthalten sie das Datum, sowie Spalten für Betrag, Konto, Gegenkonto, Kostenstelle und andere, von der Buchhaltung benötigte Informationen. Herausragende... mehr erfahren »
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1. Unterschiede zum herkömmlichen Stempel

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Die meisten Stempel erfüllen den Zweck, häufig auftretende Informationen wie Datum, Kopie-Vermerk oder Adressen zu drucken, um so Zeit beim händischen Aufschreiben zu sparen. In der Buchhaltung erfüllt der Kontierungsstempel einen anderen Zweck. Er erleichtert den Buchungsvorgang, indem er auf relevante Dokumente ein Freifeld druckt, in das benötigte Informationen der Buchhaltung eingetragen werden, wie zum Beispiel Datum, Konto und Gegenkonto.

 
 

 

Ein Kontierungsstempel kann frei konfiguriert und den eigenen Bedürfnissen angepasst werden. Steht die Druckplatte fest, wählt der Nutzer daran die Größe des benötigten Stempels aus

Einfache Holzstempel sind denkbar, jedoch haben sich in der Praxis Modelle von Trodat oder Colop durchgesetzt, die mit integriertem Stempelkissen einen ermüdungsarmen Einsatz der Buchungsstempel erlauben.

 
 
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2. Der Aufbau eines Kontierungsstempels

Da der Stempelabdruck beim Buchungsstempel Platz für einzutragende Informationen bieten soll, sind Stempelplatten meist größer als bei einem Stempel, der Lieferzeit, Warenkorb oder Datum festhält. Dementsprechend sind Kontierungsstempel von Firmen wie Trodat, Colop oder Reiner große Apparate mit solidem Standfuß, der das Verkanten der Stempelplatte verhindert.

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Stempel von Trodat und Colop verfügen über eine Mechanik, welche die Druckplatte nur in vertikaler Richtung bewegt und dadurch einen gleichmäßigen Stempelabdruck gewährleistet. Darüber hinaus zeichnen sich Stempel von Trodat und Colop durch Langlebigkeit bei häufigem Einsatz aus.

Auch ist das Stempelkissen bei diesen Herstellern in den Stempel integriert und vor versehentlicher Berührung geschützt. Im Vergleich mit Holzmodellen zur Kennzeichnung von Lieferzeit und Warenkorb sind Buchungsstempel ganz für den professionellen Einsatz konzipiert.

 
 
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3. Einsatzbereiche

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Kontierungsstempel sind ein wichtiges Werkzeug in der Buchhaltung. Sie sind jedoch nicht auf das Arbeitsumfeld der Buchhalter beschränkt, sondern bieten vielen Berufsgruppen ein nützliches Hilfsmittel.

 
 

 

Beispiele dieser Informationen sind:

  • Konto und Gegenkonto
  • Kostenstelle
  • Kostenträger
  • Mehrwertsteuersatz
  • Steuerschlüssel
  • Buchungsmonat
  • Datum einer Buchung
  • Soll und Haben
  • Freigabekürzel
  • Betrag
  • Beleg / Belegnummer
  • Lieferzeit und Datum
  • Lagernummern im Warenkorb
  • Produktklassen im Warenkorb
  • Kontrollvermerke zum Warenkorb
  • Kontrollkürzel im Qualitätsmanagement
  • Adressen und Geschäftsinformationen
  • Ansprechpartner für Rückfragen
  • Notizen und Vermerke
  • Schnellantworten
  • Logistikinformationen
  • Transportmaße und Gewicht
  • Inhaltsinformationen
  • Anweisungen
  • Sicherheitshinweise
  • Datum einer Prüfung
 
 
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4. Fragen zu Kontierungsstempeln

Woher kommt der Name?

Eine Buchhaltung spricht von Kontierung, wenn sie vor der eigentlichen Buchung Konto, Gegenkonto (gegebenenfalls auch Kostenstelle) und Buchungsbetrag auf dem Buchungsbeleg (Rechnung oder Quittung) vermerkt. Mit Kontierungsstempeln wird das Gegenüberstellen von Konto und Gegenkonto vereinheitlicht.

Was ist ein Klischee?

Klischees tragen beim Hochdruck Motiv und Text. Häufig wird das Klischee auch als Druckstock, Druckplatte oder Stempelplatte bezeichnet. Die Farbe im Stempelkissen überträgt der Stempelnde zunächst auf das Klischee und danach beim Stempelvorgang auf das Papier.

 
 

 

Wie erstelle ich ein Klischee?

Auf stempelfactory.de finden Sie bei entsprechenden Stempeln einen Stempeldesigner, bei dem Texte, Grafiken und Rahmen ausgewählt werden. Auch das Hochladen eigener Designs aus PNG- oder JPEG-Dateien unterstützt der Stempeldesigner.

Wie reinige ich den Buchungsstempel?

Zur Reinigung der Stempelplatte reicht häufig schon ein feuchter Lappen, nötigenfalls mit etwas Spülmittel. Bei hartnäckigen Verschmutzungen leistet eine weiche Zahnbürste oder ein Wattestäbchen gute Dienste.

 
 

 

Warum sind Buchungsstempel so groß?

Auf dem Abdruck von Kontierungsstempeln werden Informationen handschriftlich eingetragen. Das Schriftbild von Menschen variiert stark von Person zu Person, wofür das Druckbild genügend Raum bieten muss.

Wie ist die maximal mögliche Größe?

Die Größe hängt vom Einsatzzweck ab, das heißt von dem verfügbaren Platz für den Stempelabdruck auf Rechnungen und Quittungen. Eine Breite von mehr als 120 mm wird selten benötigt.

 
 

 

Mit oder ohne Stempelkissen?

Grundsätzlich ersparen integrierte Stempelkissen Arbeitsaufwand, schützen das Klischee und verhindern unnötiges Verschmieren der Stempelfarbe. Dennoch sind Modelle aus Holz mit getrenntem Stempelkissen denkbar, gerade bei häufigem Wechsel der Farbe.

Welche Hersteller existieren neben Trodat?

Trodat ist nach eigenen Angaben weltweit größter Hersteller von Stempeln, doch bekommt die Firma mit Colop Konkurrenz aus dem eigenen Land. Firmen wie modico und Reiner ergänzen das Stempelangebot.

 
 

 

Wie lang ist die Lieferzeit bei stempelfactory.de?

Die Lieferzeit innerhalb Deutschlands beträgt vom Warenkorb bis zur Haustür circa 3 Werktage und nach Österreich etwa 10 Werktage.

Was gibt es an Zubehör?

Neben den Kontierungsstempeln erhalten Sie von stempelfactory.de auch Stempelfarbe zum Nachfüllen, Ersatzkissen und eine Auswahl an Stempelhaltern, Stempelträgern und Stempelkarussells.

 
 

Was gibt es beim Kauf von Kontierungsstempeln zu beachten?

Neben der Farbe (Rot für Zahlungsinformationen und Warnhinweise, Schwarz für Informationen, Grün oder andere Farben für Extra-Hervorhebungen) ist die Frage nach Selbstfärbestempeln (einfach und sauber) oder Stempelkissen (für Farbwechsel) zu klären.

Beim Material sorgt Metall für Langlebigkeit, wogegen Kunststoff eine leichte Handhabung zulässt. Etablierte Marken wie Trodat oder Colop bürgen für hohe Zuverlässigkeit und eine lange Lebensdauer. Bei einer vorhandenen Datumseinstellung sorgen große Einstellräder dafür, die Finger sauber zu halten.

 
 
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5. Fazit

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Wegen ihrer Möglichkeiten zur Individualisierung finden Kontierungsstempel weit über das Berufsfeld der Buchhalter hinaus Verwendung. Einen Buchungsstempel von der Stange gibt es nicht, denn jede Buchhaltung passt ihre Werkzeuge an die jeweilige Firma an.

 
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Material und Form haben dabei einen entscheidenden Einfluss auf Langlebigkeit und erlauben ermüdungsarmes Arbeiten.

 
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Der Stempeldesigner bei stempelfactory.de bietet einen einfachen und bequemen Weg zum individuellen Kontierungsstempel. Probieren Sie es gleich einmal aus.

 
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