Diese Stempel benötigen Sie für Ihre Buchhaltung

Stempel sind praktische und hilfreiche Büroutensilien, die im Arbeitsalltag eine Vielzahl von Aufgaben übernehmen. Ob in der Arztpraxis, bei Anwalt oder auf öffentlichen Ämtern, die kleinen Helfer sind immer und überall zu finden. Die Auswahl und das Angebot sind dabei sehr groß. Auch die möglichen Einsatzbereiche sind umfangreich. Moderne Stempel erlauben eine Individualisierung der Stempelplatte. Die beliebten Klassiker sind ideal, um immer wieder benötigte Stempelbilder sauber auf Papier zu bringen.

Versehen Sie Briefe mit Adressen, Post mit einem Eingangsdatum oder Dokumente mit einem firmeninternen Vermerk – mit dem passenden Stempel kein Problem. Die Buchhaltung ist dabei ein Arbeitsbereich, der in großen und kleinen Firmen eine zentrale Rolle einnimmt. Wer hier den Überblick verliert, der verliert unter Umständen bares Geld. Vereinfachen Sie Arbeitsabläufe, optimieren Sie das Ablagesystem und bringen Sie im Handumdrehen Ordnung in die Dokumentenflut; ganz einfach mit Hilfe der richtigen Stempel. Welche Stempel es für die Buchhaltung gibt, und in welchen Bereichen diese zum Einsatz, das haben wir für Sie in der Zusammenfassung erfasst.

Ein Stempel für die Rechnungsprüfung

Rechnungen gehören für die meisten Firmen und Einzelunternehmern zum täglichen Geschäft. Ob eingehend oder ausgehend, Rechnungen müssen im Detail überprüft werden. Geht eine Rechnung verloren oder ist unbezahlt, kann dies zu Unterbrechungen im Arbeitsfluss führen. Nicht selten kommen Folgekosten, wie zum Beispiel Mahngebühren, hinzu. Mit einem übersichtlich gestalteten Stempel für die Rechnungsprüfung können Sie diesem Problem vorbeugen.

Rechnungsprüfung Stempel werden mit einer Vielzahl von Vorlagen Angebote. Hersteller wie Trodat, Colop oder Heri bieten passende Stempel. Selbstfärbestempel sind für den täglichen Einsatz im Büro die bequem und saubere Wahl. Sie arbeiten mit einem integrierten Stempelkissen. Die Stempelplatte rotiert im Inneren des Stempels und ein separates Tintenkissen ist nicht notwendig. Das Stempelbild ist präzise und sauber.

Welche Inhalte der Stempel für die Rechnungsprüfung zeigt ist abhängig vom Bearbeitungssystem. Ein Rechnungsprüfungstempel stempelt eine Vorlage auf, in welche die relevanten Daten per Hand oder mit einem weiteren Stempel eingetragen werden. In der Regel sind Felder für die folgenden Informationen auf der Stempelvorlage enthalten:  

  • Rechnungseingang
  • sachliche Prüfung
  • rechnerische Prüfung
  • Bemerkung/Notiz


Darüber hinaus stehen Stempel mit weiteren Feldern zur Verfügung. Diese decken die Zahlungsart, das Buchungsdatum, Referenznummern oder Kostenstellen ab. Nicht selten wird auch ein spezielles Feld für einen Firmenstempel, bzw. für eine Unterschrift geboten. Bei der Wahl des Stempels für die Rechnungsprüfung ist es wichtig, dass dieser für das Bearbeitungssystem der Buchhaltung passend ist.

Kontierungsstempel: Von Einsteiger bis Profi

Der Aufbau eine Kontierungsstmepls ist dem eines Stempels für die Rechnungsprüfung ähnlich. Er druckt eine individuelle Vorlage auf das zu bearbeitende Dokument. Dies sichert eine reibungslose Bearbeitung. Auf einen Blick ist zu erkennen, wo im Arbeitsablauf sich dieses befindet und was der nächste Arbeitsschritt ist. Dies optimiert nicht nur den zeitlichen Ablauf, es sorgt auch für Transparenz über sämtliche Abteilungen.

Innerhalb der Buchhaltung können Mitarbeiter erkennen, welche Unterlagen wie zu handhaben sind. Eine Übergabe von Aufgaben ist schnell abgewickelt; ein Punkt der besonders für Urlaubsvertretungen oder bei der Einarbeitung von neuen Kollegen interessant ist.

Der Kontierungstempel für einfache Arbeiten ist schlicht aufgebaut. Angabe zur Kontonummer, dem Soll und dem Haben werden vom Buchungsdatum begleitet. Komplexe Kontierungstempel bieten zusätzlich Platz für wiederkehrende Buchungsperioden, interne Freigaben, Belegnummern oder den Steuerschlüssel.

Der „Gebucht“ Stempel

Der „Gebucht“ Stempel ist ein alter Klassiker in der Buchhaltung. Eine fehlende Buchung oder eine doppel ausgeführte Buchung kann für viel Ärger sorgen. Mit einem einfachen Stempel ist es ein Kinderspiel die benötigte Information sauber und gut lesbar auf dem Dokument zu hinterlassen. Es ist sofort erkennbar, ob eine Rechnung bereits beglichen ist, oder ob die Buchung noch aussteht.  

Die „Gebucht“ Stempel sind in jedem Sortiment für Bürostempel zu finden. Sie sind häufig aus Holz gefertigt. Die kleinen und handlichen Stempel kommen regelmäßig zum Einsatz und müssen daher aus robusten Materialien gearbeitet sein. Ein Holzstempel liegt gut in der Hand, ist leicht und ist sehr langlebig. Die Stempelplatte ist aus Metall oder aus Kunststoff gefertigt. Eine Metallplatte ist hochwertiger und lässt sich leichter reinigen als eine Kunststoffplatte. Dafür ist das Stempelbild der Kunststoffplatten präziser. Welche Wahl für Ihr Büro die richtige ist, hängt von Ihrer persönlichen Vorliebe ab.

Die „Gebucht“ Stempel werden neben der typischen Holzvariante auch als Selbstfärbestempel geboten. Ist die Farbe des innen liegenden Stempelkissens aufgebraucht, kann es mit einem Handgriff durch ein frisches Kissen ersetzt werden. Für die Nutzung der Holzstempel ist ein separates Kissen notwendig, das mit Stempelfarben aufgefüllt wird. Der Vorteil der Holzstempel ist unter anderem, das die Stempelfarbe gewechselt werden kann. Einfach den Stempel reinigen und mit einem neuen Stempelkissen verwenden. Sind Sie auf der Suche nach einer Stempelfarbe die besonders effektiv ist, ist dunkles Violett die beste Wahl. Diese Farbe ermöglicht mehr Drucke als Schwarz oder Blau. Für eine saubere Aufbewahrung der Holzstempel stehen Stempelhalter zur Verfügung. Die kleinen Rondelle nehmen bis zu acht Stempel auf und bieten einen Platz für die Stempelkissen.

Eingänge und erledigte Rechnungen kennzeichnen Sie mit dem Datumsstempel

Rechnungen, Buchungen, Bestätigungen, Anfragen: Die Flut der täglich eingehenden und ausgehenden Dokumente ist oft unüberschaubar groß. Für ein geordnetes Ablagesystem und eine termingerechte Bearbeitung ist es unumgänglich die Unterlagen mit dem relevanten Datum zu versehen. Interne Vorgänge benötigen nicht selten ein Eingangsdatum, ein Bearbeitungsdatum und ein Ablagedatum.

Mit einem Datumstempel ist das aktuelle Datum in Sekunden aufgedruckt. Eine große Anzahl von Papieren kann schnell und sauber mit dem Datum versehen werden. Dies erleichtert nicht nur den Arbeitsablauf, es reduziert auch die Fehleranfälligkeit dieses Vorgangs. Unlesbare Handschriften oder fehlende Zahlen stellen kein Problem dar.

Die Datumsstempel gibt es als Selsbstfärbestempel und in Form von normalen Druckstempeln. Bei der Wahl des passenden Datumsstempels gibt es verschiedene Punkte zu beachten. Für einen regelmäßigen Einsatz in anspruchsvollen Umgebungen (Großraumbüro, zentrales Buchhaltungszentrum), eignen sich robuste Modelle mit einem Stempelkern aus Metall. Leicht Varianten sind komplett aus Kunststoff gefertigt, und auch für den mobilen Einsatz eine Option. Die Einstellrädchen für die Stempelbänder sollten groß genug sein, um ein sauberes Arbeiten zu ermöglichen. Stempelfarbe kann für Tage Flecken auf der Haut hinterlassen.  

Komplexe Datumsstempel drucken neben dem Datum auch weitere Informationen auf, wie zum Beispiel „Bezahlt am“ oder „Erhalten am“.

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