Für die Bestätigung einer Zahlung müssen Quittungen den Zweck der Zahlung, das Datum der Zahlung sowie den Betrag in Zahlen als auch Worten und eine Unterschrift enthalten. Das zusätzliche Versehen der Quittung mit einem Firmenstempel ist dagegen nicht gesetzlich vorgeschrieben. Allerdings hat sich das zusätzliche Stempeln in weiten Teilen des Wirtschaftslebens fest eingebürgert und es besteht eine entsprechende Erwartungshaltung, dass eine durch ein Unternehmen ausgestellte Quittung mit einem Firmenstempel versehen wird.
Inhalt
- Wofür werden Quittungen ausgestellt?
- Welche Angaben werden auf einer Quittung benötigt?
- Warum macht ein Firmenstempel auf der Quittung Sinn?
1. Wofür werden Quittungen ausgestellt?
Bei der überwiegenden Mehrzahl zivilrechtlicher Verträge wird von der einen Seite eine Geldleistung erbracht. Dies gilt für Einkäufe wie für Reparaturen oder auch Miet- und Arbeitsverträge. Meist wird der Nachweis einer Zahlung darüber erbracht, dass eine Abbuchung auf dem Konto nachgewiesen werden kann. Bei Bargeschäften wird dagegen entweder ein Kassenzettel überreicht oder von Hand eine Quittung ausgestellt, welche den Erhalt einer Zahlung zu einem bestimmten Zeitpunkt in einer bestimmten Höhe durch einen bestimmten Empfänger bestätigt.
2. Welche Angaben werden auf einer Quittung benötigt?
Die gesetzlichen Vorgaben für die Gültigkeit einer Quittung sehen eine Reihe von Angaben vor, die in einer Quittung zwingend enthalten sein müssen. Die wichtigste Voraussetzung ist, dass der gezahlte Betrag zweifach aufgeführt wird. Zum einen wird er als Zahl eingetragen und zum anderen noch einmal wörtlich ausformuliert. Auf diese Weise soll verhindert werden, dass an den Zahlen nachträglich Manipulationen durch den Empfänger der Quittung vorgenommen werden können, da ein solcher Beleg nicht zuletzt auch eine steuerliche Relevanz haben kann.
Weiterhin ist der Zweck der Zahlung anzugeben. Auch hier spielen vor allem steuerliche Belange eine Rolle, da nur bestimmte Ausgaben von der Einkommensteuer absatzfähig sind.
Außerdem muss die Quittung das Datum enthalten, an dem der genannte Betrag gezahlt und an dem sie ausgestellt wurde. Weiterhin ist notwendig, dass eine Quittung für ihre Gültigkeit von Hand unterzeichnet wird. Weitere formale Vorgaben sind von gesetzgeberischer Seite nicht vorgesehen.
Unabhängig davon, ob eine Quittung privat oder durch einen Unternehmer ausgestellt wird, ist es nicht notwendig, sie zusätzlich mit einem Stempel der ausstellenden Firma zu versehen. Die Quittung hat auch ohne einen solchen Stempel volle Gültigkeit.
3. Warum macht ein Firmenstempel auf der Quittung Sinn?
Gleichwohl werden die meisten Quittungen, die von Unternehmen oder anderen Selbständigen ausgestellt werden, in aller Regel mit einem Firmenstempel versehen. Dies ist insoweit hilfreich, als die Unterschrift unter Quittungen oftmals nur schwer lesbar ist und sich der Aussteller der Quittung auf diese Weise nicht erkennen lässt. Gerade für steuerliche Belange kommt es aber oft in entscheidender Weise darauf an, wer wofür eine Zahlung erhalten hat. Insofern hat es sich eingebürgert, dass Quittungen regelmäßig mit Stempeln versehen werden. Dies führt zu einer entsprechenden Erwartungshaltung bei allen mit Quittungen befassten Personen und Institutionen.
Eine Quittung ohne Stempel wirft daher schneller Fragen auf. Um solche Fragen zu vermeiden ist es für Firmen besser, sämtliche Quittungen mit Stempel zu versehen auch wenn hierfür keinerlei gesetzliche Notwendigkeit besteht und für Kunden, auf das Abstempeln von Quittungen zu bestehen.