Der Begriff Kanzleistempel bezeichnet einen Stempeltypen, wie er vorrangig von Rechtsanwälten, Steuerberatern und Notaren eingesetzt wird. Als bekannteste Variante ist das Farbdrucksiegel verbreitet, wie ihr es etwa von amtlichen Beglaubigungen kennt. Kanzleistempel bedürfen zur Herstellung der Vorlage einer Bestallungsurkunde.
Inhalt
- Was ist ein Kanzleistempel?
- Wie ist ein Kanzleistempel aufgebaut?
- Welche Anwendungsbereiche haben Kanzleistempel?
- Welche Vor- und Nachteile haben Kanzleistempel?
- Worin unterscheidet sich der Kanzleistempel von anderen Stempelarten?
1. Was ist ein Kanzleistempel
Für Kanzleistempel sind auch die Bezeichnungen Notarstempel und Rechtsanwaltsstempel bekannt. Der Name stammt vom hauptsächlichen Anwendungsgebiet, der Anwaltskanzlei. Hierbei ist der Stempel nicht etwa beschränkt auf die Angabe der Kontaktdaten der jeweiligen Kanzlei. Ebenso ist er nicht mit dem exklusiv Anwälten vorbehaltenen Siegelstempel zu verwechseln. So kann der Kanzleistempel für verschiedene Aufgaben und in unterschiedlichen Bereichen eingesetzt werden. Ebenso kann er mit einer großen Vielfalt unterschiedlicher Stempeltexte versehen werden. Im Shop findet ihr daher mehrere Muster verschiedener Kanzleistempel.
2. Wie ist ein Kanzleistempel aufgebaut?
In Abhängigkeit des Einsatzes können Kanzleistempel verschiedenartig aufgebaut sein. Gemeinsam sind den Aufbauten die Stempelplatte und der Stempelgriff (meistens aus Holz). Auch Kunststoffstempel sind weit verbreitet. Oftmals gehört ein Stempelkissen dazu. Im Falle so genannter Stempelautomaten entfällt dieser Zusatz, da das Stempelkissen bereits im Stempel integriert ist. Ein solcher Stempelautomat färbt sich selbst, indem das Farbkissen bereits in das Stempelgerät eingebaut ist oder der Stempel über eine vorgefärbte Platte verfügt.
3. Welche Anwendungsbereiche haben Kanzleistempel?
In Anbetracht der Vielfalt der in einer Kanzlei anfallenden Aufgaben ist eine exakte Dokumentation des Schriftwechsels von hoher Bedeutung. Besonders wenn es um die Vertretung von Mandanten durch Rechtsanwälte geht, kann jede kleine Änderung von Bedeutung sein. Allen Beteiligten muss es ermöglicht werden, die Schriftsätze zu verfolgen. Da während des Mandats mehrere verschiedene Schriften erstellt werden, ist eine genaue Kennzeichnung durch Kanzleistempel-Texte wichtig. Diese können etwa eine "beglaubigte Kopie" oder "Verteidiger-Post" kennzeichnen. Andere eingesetzte Stempeltexte können je nach Ablauf des Mandats oder Fortschritt der Bearbeitung variieren. Die genauen Abläufe können von Kanzlei zu Kanzlei sehr unterschiedlich ausfallen. Viele besonders genau arbeitende Kanzleien nutzen für Arbeitsschritte Kanzleistempel, in denen bei anderen eine Notiz ohne Stempel genügt. Beispiele für die Texte auf den Kanzleistempeln umfassen etwa:
- Fristsache
- Postein- und -ausgang
- beglaubigte Abschrift
- beglaubigte Fotokopie
Auch die Buchhaltung bedient sich Kanzleistempeln. Im Rahmen dessen kommen Stempeltexte wie "gebucht" oder "erledigt" in Frage.
4. Welche Vor- und Nachteile haben Kanzleistempel?
Zu den wesentlichen Vorteilen von Kanzleistempeln gehört die Möglichkeit, dass ihr sie individuell euren Ansprüchen und Aufgaben anpassen könnt. In wenigen Schritten können die wichtigsten Stempel für eure Arbeit in Auftrag gegeben und erstellt werden. Ob es um die Dokumentation von Posteingängen und -ausgängen, die Kennzeichnung von Fristsachen, oder die Darstellung beglaubigter Fotokopien oder Abschriften geht: mit entsprechenden Kanzleistempeln kann die Arbeit erheblich erleichtert und Zeit eingespart werden. Zudem wird der Überblick gewahrt. die Verwendungszwecke sind hierbei so vielseitig wie eure Aufgaben. Die Buchhaltung profitiert von dem per Stempel festgehaltenen Datum der Buchungen. Auch Adressen und Kontaktinformationen sind mit Kanzleistempeln schnell und problemlos darstellbar. Die weitergeleiteten Daten der Kanzlei sind hierbei ganz individuell festlegbar, wobei auch beim Design großer Gestaltungsspielraum besteht.
Nachteilig an dieser Stempelform ist die relativ geringe Flexibilität. Während etwa klassische Adressstempel auch spontan beziehungsweise kurzfristig an mögliche Änderungen angeglichen werden können, ist dies beim Kanzleistempel nicht der Fall. Somit ist der Kanzleistempel jeweils auf genau einen ihm zugewiesenen Verwendungszweck reduziert. Kommt es zu einer Änderung der Adressdaten (etwa durch einen Umzug), so ist die Erstellung einer neuen Stempelplatte erforderlich.
5. Worin unterscheidet sich der Kanzleistempel von anderen Stempelarten?
In erster Linie ist der Kanzleistempel abzugrenzen vom Siegelstempel. Letzterem kommen andere Funktionen und vor allem Richtlinien bei der Erstellung zu. Während die Gestaltung von Kanzleistempeln je nach Aufgabe frei ist, unterliegt die Erstellung eines Siegelstempels spezifischen Richtlinien. Da er ein amtliches Siegel darstellt, sind diese amtlichen Vorgaben einzuhalten. Gleichfalls ist ein Siegelstempel nicht frei zugänglich. Somit könnt ihr diesen nicht einfach überall bestellen. Zunächst müssen bestimmte Zugangsvoraussetzungen erfüllt sein, um die Bestellung eines Siegelstempels zu rechtfertigen. Erst die Vorlage einer bestimmten Urkunde legitimiert die Inhaber zum Besitz des Siegelstempels. Nicht nur der Bezug sondern auch die Verwendung des Siegestempels unterliegt bestimmten Richtlinien. So darf auch der kanzleiführende Jurist den Stempel nicht beliebig überall einsetzen. Aus diesem Grunde ist der Siegelstempel an einem sicheren Ort aufzubewahren. Während ein herkömmlicher Kanzleistempel auch offen zugänglich aufbewahrt werden kann, ist die Verwendung des Siegelstempels durch Unbefugte auf jeden Fall zu vermeiden.
Fazit
Kanzleistempel sind aus der Korrespondenz von Rechtsanwälten, Notaren, Steuerberatern und anderen Berufsgruppen nicht wegzudenken. Nicht nur unterstützt der Kanzleistempel eure Arbeitsabläufe durch Kennzeichnung von Posteingängen und Postausgängen. Zusätzlich besitzt er eine Legitimierungsfunktion. Viele Elemente des Schriftverkehrs erhalten erst durch den Stempel ihre Legitimation und damit Gültigkeit. Viele Schreiben sind ohne entsprechenden Stempel ohne rechtliche Relevanz, weshalb der Kanzleistempel ein unverzichtbares Element im behördlichen Schriftverkehr ist.