Der Kontierungsstempel, auch als Buchungsstempel bezeichnet, wurde entwickelt, um Buchungsanweisungen auf Dokumenten geordnet und entsprechend der betrieblichen Vorgaben eintragen zu können. Der Kontierungsstempel ist ein frei konfigurierbarer Sonderstempel zur Vereinfachung der Vorkontierung im Rahmen der Buchhaltung. Mithilfe eines Kontierungsstempels können die täglichen Aufgaben innerhalb der unternehmerischen Buchhaltung vereinfacht und interne Abläufe übersichtlich dokumentiert werden.
Inhalt
- Welche Vorteile bietet ein Kontierungsstempel?
- Welche Nachteile können sich aus der Nutzung eines Kontierungsstempels ergeben?
- Wo wird ein Kontierungsstempel verwendet?
1. Welche Vorteile bietet ein Kontierungsstempel?
Der große Vorteil bei der Verwendung eines Kontierungsstempels ist die einheitliche Dokumentation betriebsinterner Vorgänge und die damit verbundene Möglichkeit, einen schnellen Überblick darüber zu gewinnen, welche Schritte bei einem bestimmten Vorgang bereits erledigt wurden und welche noch ausstehen. Die Gestaltung eines Kontierungsstempels ist frei wählbar, orientiert sich jedoch im Allgemeinen an den buchhalterischen Anforderungen in einem Unternehmen. So werden Kontierungsstempel in der Regel mit einer Reihe von Spalten versehen, die Konten, Gegenkonten, Kostenstellen, Kostenträger, Datum und Betrag benennen. Mit dem Kontierungsstempel werden zum Beispiel Rechnungen, Reisekostenabrechnungen und ähnliche Belege gestempelt und anschließend die Daten in die entsprechenden Stempelfelder zunächst von Hand eingetragen. Dieser Vorgang wird als Vorkontierung bezeichnet.
Sind alle erforderlichen Daten eingetragen, wandert der Beleg in die Buchhaltung des Unternehmens, wo die Daten in das Buchhaltungssystem, die Bücher, des Unternehmens übernommen werden. Der letzte Eintrag in den Kontierungsstempel, das Buchungsdatum, erfolgt dann auch in der Buchhaltung.
2. Welche Nachteile können sich aus der Nutzung eines Kontierungsstempels ergeben?
Die freie Konfigurierbarkeit eines Kontierungsstempels ist gleichzeitig sein größter, aber auch einziger Nachteil. Die Anzahl der Spalten und Felder kann nach der Herstellung der Stempelplatte nicht mehr geändert werden. Unter Umständen führt aber der Wegfall bestimmter Vorgänge oder das Zusammenlegen einzelner Bereiche in einem Unternehmen zu einer Veränderung der betrieblichen Organisationsstruktur, sodass auch Spalten oder Felder auf dem Stempel entfallen, oder neue hinzukommen. Dies führt zwangsläufig dazu, dass der Kontierungsstempel nicht mehr den Anforderungen entspricht und neu angefertigt werden muss.
3. Wo wird ein Kontierungsstempel verwendet?
In jedem Unternehmen ist eine durchdachte und transparente Abbildung aller Geschäftsvorfälle die Grundlage für den wirtschaftlichen Erfolg. Ein Kontierungsstempel leistet bei der Dokumentation der Vorgänge innerhalb eines Unternehmens gute Dienste. Ein Kontierungsstempel wird sowohl für die Kontierung von externen Rechnungen, wie auch von Rechnungen, die den innerbetrieblichen Warenverkehr oder den Warenfluss zwischen zwei Unternehmensteilen betreffen, verwendet. Durch die Nutzung eines Kontierungsstempel wird die Zuordnung von Leistungen innerhalb eines Unternehmens wesentlich erleichtert und das Controlling vereinfacht. Durch den tabellarischen Aufbau eines Kontierungsstempels können Kontenbewegungen, Zahlungsvorgänge, Zuordnungen und zeitliche Abläufe einfach und schnell nachvollzogen werden.
Mit dem Einsatz eines Kontierungsstempel werden Fehler bei Buchungsvorgängen minimiert und Arbeitsschritte transparent dokumentiert. Kontierungsstempel sind ein unverzichtbares Hilfsmittel, um einheitliche Abläufe im Unternehmen zu realisieren. Die Möglichkeit, wichtige Informationen in kurzer Form weiterzugeben, erleichtert anderen, die mit dem gleichen Vorgang befasst sind, die weitere Bearbeitung. Bevor ein Kontierungsstempel angefertigt wird, sollte der Aufbau des Stempels unter Einbeziehung aller Beteiligten möglichst exakt geplant und festgelegt werden. Je nach Unternehmensstruktur kann auch eine Aufteilung der erforderlichen Spalten und Felder auf zwei oder mehr Stempel sinnvoll sein. Eine Spesenabrechnung des Außendienstes erfordert andere Vorgänge, als der Wareneinkauf, der mehreren Unternehmensbereichen zugeordnet werden muss. Trotz des großen Gestaltungsspielraumes sind die Kosten für einen Kontierungsstempel im Verhältnis zum Nutzen sehr gering.