Was ist ein Wareneingangsstempel?

Wareneingangsstempel dienen der Kontrolle einer Lieferung und geben Auskunft darüber, zu welchem Zeitpunkt eine Ware eingegangen und entgegengenommen ist. Der Stempel dient daher als Dokumentation und informiert zum Beispiel über die Einhaltung der Kühlkette oder den Zustand einer Ware zum Zeitpunkt des Eintreffens beim Empfänger.

Inhalt

  1. Welche Angaben enthält ein Wareneingangsstempel?
  2. Vorteile von Wareneingangsstempeln
  3. Nachteile von Wareneingangsstempeln
  4. Wie wird ein Wareneingangsstempel genutzt?
  5. Andere Bezeichnungen für Wareneingangsstempel

1. Welche Angaben muss ein Wareneingangsstempel enthalten?

Für die vollständige und sachgemäße Dokumentation eines Wareneinganges ist es notwendig, dass euer Wareneingangsstempel bestimmte Auskünfte und Daten enthält. Ist die Ware vollständig oder unvollständig, in gutem Zustand oder beschädigt? Wer hat die Ware entgegengenommen und zu welchem Zeitpunkt mit Datum und Uhrzeit wurde sie angenommen? Offensichtliche Mängel und das Kfz-Kennzeichen des Fahrers sowie die Spedition sind ebenfalls wichtige Daten auf dem Wareneingangsstempel. Je mehr Angaben ihr macht, umso einfacher lassen sich eventuelle Reklamationen im Nachgang vornehmen und umso leichter ist nachvollziehbar, wie der Wareneingang abgelaufen ist und welche verantwortlichen Personen die Übergabe vorgenommen haben. Beim Wareneingangsstempel handelt es sich um einen so genannten Leerstempel, der mit Kästchen für individuelle Angaben gefertigt ist und durch Kreuze in den jeweiligen Feldern Auskunft über alle wichtigen Faktoren des Wareneingangs gibt. Damit der Stempel von allen berechtigten Mitarbeitern genutzt werden kann, ist für das Kürzel des Mitarbeiters wie auch für das Datum oder die Uhrzeit Leerfelder zum nachträglichen Ausfüllen enthalten.

2. Vorteile von Wareneingangsstempeln

Durch den Wareneingangsstempel lassen sich der Zeitpunkt und der Zustand der Lieferung, deren Vollständigkeit und eventuelle Mängel bei Übergabe dokumentieren. Ebenso kann der Stempel Auskunft über die Einhaltung von Bestimmungen geben, was zum Beispiel bei gekühlten Produkten wichtig ist und sich auf die Einhaltung der Kühlkette bezieht. Durch das Ankreuzen auf dem gestempelten Formular und die eigenhändige Unterschrift oder ein Mitarbeiterkürzel ist jederzeit nachweisbar, wer den Wareneingang übernommen und bestätigt hat. Der Warenstempel wird in der Gegenwart des Lieferanten erzeugt, sodass notwendige Reklamationen gegengezeichnet und vor Ort dokumentiert werden. Durch einen Wareneingangsstempel spart ihr Zeit und sichert euch ab. Durch den Stempeldruck müsst ihr die Kontrolle lediglich mit einem Kreuz bestätigen und braucht keine schriftlichen Ausführungen der Dokumentation vorzunehmen. Allerdings solltet ihr das Feld für besondere Vermerke nur dann frei lassen, wenn es wirklich keine besonderen Anmerkungen zur Lieferung gibt. Bei festgestellten Mängeln ist es hilfreich, diese unter dem Wareneingangsstempel genau zu dokumentieren und es nicht dabei zu belassen, mit eurem Kreuz einen Fehler zu bestätigen.

3. Nachteile von Wareneingangsstempeln

Einige Stempel beinhalten den Vermerk, dass ihr die Ware unter Vorbehalt entgegengenommen habt. Allerdings hat dieser Vermerk in der Realität keinen Bestand, denn mit der Annahme der Ware seid ihr der rechtmäßige Besitzer und könnt die Vollständigkeit oder eine sichtbare Beschädigung nicht mehr reklamieren. Daher solltet ihr beim Wareneingang genau prüfen, ob die Produkte dem Zustand eurer Bestellung entsprechen, ob eventuelle Beschädigungen ersichtlich sind oder ob die georderte Menge tatsächlich geliefert wurde. Eine Annahme unter Vorbehalt gibt euch keine rechtliche Sicherheit für spätere Reklamationen und ist trotz anderem Wortlaut eine Akzeptanz der Lieferung. Es gibt unterschiedliche Ausführungen und Modelle, sodass ihr bei der Anschaffung eines Wareneingangsstempels auf euren Bedarf achten und die entsprechenden Punkte der Dokumentation beherzigen solltet. Beinhaltet ein Wareneingangsstempel zu wenig Informationen, sind handschriftliche Vermerke notwendig und ihr könnt durch den Einsatz des Stempels keine Zeit sparen.

4. Wie wird ein Wareneingangsstempel genutzt?

Wareneingangsstempel werden branchenunabhängig genutzt und dienen bei jeder Zustellung als Nachweis über die Richtigkeit, den Zustand und die Pünktlichkeit der Lieferung. Nicht nur im Kontext zu Produkten, sondern auch beim Erhalt von Büromaterialien oder der Entgegennahme von Dokumenten wird ein Wareneingangsstempel verwendet. Die lückenlose Dokumentation der Übernahme inklusive Vermerken zum Zustand, zur Zustellzeit oder zur Kontrolle der Warenmenge sind wichtige Kriterien in der Rechtssicherheit von Unternehmen. Dabei wird ein Wareneingangsstempel im Zusammenspiel mit dem Lieferschein genutzt und gibt beispielsweise bei der Liefermenge Auskunft über die Richtigkeit, die im Zusammenhang mit den Angaben auf dem Lieferschein kontrollierbar ist. Sobald eine Ware den Besitzer wechselt, sollte der Zustand der Übergabe geklärt und bescheinigt werden. Dafür sind Wareneingangsstempel notwendig, durch die ihr mehr wirtschaftliche Effizienz erzielt und konkrete Bemerkungen fixieren könnt.

5. Andere Bezeichnungen für Wareneingangsstempel

Alternativ zum Begriff Wareneingangsstempel ist von Prüfstempeln oder Kontrollstempeln beziehungsweise Holzstempeln die Rede. Seltener wird die Bezeichnung Selbstfärbestempel verwendet, wobei dieser Name für bestimmte Modelle von Wareneingangsstempeln steht, bei denen das Stempelkissen direkt im Stempel integriert ist.

Fazit

Beim Erhalt von Waren benötigt ihr einen Wareneingangsstempel, der alle wichtigen Vermerke enthält und die Fakten der Übergabe dokumentiert. Je nach Branche und Umfang der Lieferung kann der Stempel weniger oder mehr Angaben enthalten. Zu den wichtigen Aspekten auf einem Wareneingangsstempel gehört unter anderem eine Kennzeichnung des Mitarbeiters, der die Ware angenommen und die Richtigkeit der Lieferung bestätigt hat. Ihr könnt euch beim Wareneingangsstempel auf ein Modell ohne den Vermerk "unter Vorbehalt" konzentrieren, da diese Aussage nicht von der lückenlosen Dokumentation und der korrekten Prüfung zum Zeitpunkt der Warenübergabe befreit.

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