Ein Posteingangsstempel ist ein in vielen Unternehmen gebräuchlicher Stempel, mit dem eingehende Unterlagen wie Rechnungen oder Lieferscheine mit dem jeweiligen Eingangsdatum versehen werden. Dadurch wird nicht nur die Dokumentation von Geschäftsvorgängen verbessert, sondern auch die Einhaltung von Fristen erleichtert. Aus diesem Grund finden Posteingangsstempel nicht nur in Unternehmen, sondern ebenso bei Rechtsanwälten, Steuerberatern und Behörden Verwendung.
Inhalt
- Funktionsweise eines Posteingangsstempels
- Wichtige Angaben auf dem Posteingangsstempel
1. Funktionsweise eines Posteingangsstempels
Tritt ein Schriftstück in den Herrschaftsbereich eines Unternehmens ein, kann dies durch einen Posteingangsstempel vermerkt werden. Dies dient insbesondere der Dokumentation von Geschäftsvorfällen, was in Streitfällen später als Nachweis vor Gericht dienen kann. Um den Eingang des Schriftstücks lückenlos zu dokumentieren, hat ein Posteingangsstempel eine Datumsangabe, die täglich vom Stempelnden angepasst wird. Schriftstücke treten beispielsweise bei Anwälten im Schriftverkehr mit Mandanten, der gegnerischen Partei oder Gerichten im Alltag auf. Anwälte müssen bei der Vertretung ihrer Mandanten häufig Fristen einhalten, um beispielsweise Ansprüche (Schadensersatz, Kündigungsschutzklage) geltend zu machen. Vestreichen solche Fristen ungeachtet, hat dies unter Umständen schwerwiegende Konsequenzen für den Mandanten des Rechtsanwalts. Bei Unternehmen handelt es sich meist um Lieferscheine oder Rechnungen, die im Wareneingang oder in der Buchhaltung eingehen. Auf Rechnungen ist neben der Zahlungsfrist auch eine Skontofrist vermerkt. Zahlt das Unternehmen innerhalb einer Frist von beispielsweise zwei Wochen, muss es nur 95 bis 98 Prozent des Rechnungsbetrags begleichen. Durch die intelligente Ausnutzung von Skontofristen ergeben sich finanzielle Spielräume für Unternehmen.
2. Wichtige Angaben auf dem Posteingangsstempel
Neben der Datumsangabe muss der Eingang ("Eingegangen am...") des Schriftstücks im Unternehmen nachzuweisen sein. Darüber hinaus sollte das Unternehmen oder die Behörde sowie der Sachbearbeiter aus dem Stempel abzuleiten sein. Unternehmen können die Gestaltung ihres Posteingangsstempels weitgehend selbst bestimmen, der Einsatz von Firmenlogo und Schriftzeichen auf dem Stempel ist dabei in erster Linie ein Zeichen der professionellen Arbeitsweise des Unternehmens. Hochwertige Posteingangsstempel, die zum Teil elektronischer Bauart sind, ermöglichen sogar eine genaue Angabe der Uhrzeit, zu der das Dokument vom Sachbearbeiter bearbeitet wurde. Bei elektronischen Posteingangsstempeln ist jedoch meistens ein erhöhter Wartungsaufwand und ein Stromanschluss notwendig, um ein reibungsfreies Arbeiten zu gewährleisten. Außerdem sollte bei einem elektronischen Modell geprüft werden, ob die Stempelung auf allen Papierstärken funktioniert. Die Nutzung von Posteingangsstempeln ist mit einem geringen Restrisiko des Sachbearbeiters verbunden. Vergisst dieser an einem Tag das Datum anzupassen, hat dies unter Umständen folgenschwere Konsequenzen. Mitarbeiter, die Posteingangsstempel nutzen, müssen daher gegebenenfalls über die Wichtigkeit dieser Dokumenatationsaufgabe geschult werden.
Fazit
Posteingangsstempel sind besonders in Branchen, in denen Fristen eine enorme Wichtigkeit darstellen, häufig anzutreffen. Rechtsanwälte, Behörden, Steuerberater und Buchhaltungen von Unternehmen, die Unterlagen von Mandanten, Lieferanten, Kunden oder Bürgern verwalten, verwenden Posteingangsstempel, um eine lückenlose Dokumentation des Schriftverkehrs zu gewährleisten. Neben der Dokumentation von Geschäftsvorfällen bieten Posteingangsstempel eine bessere Übersicht über Fristen, die eingehalten werden müssen. Sollte ein Streitfall vor Gericht landen, kann ein Posteingangsstempel ein wertvolles Detail in einem Verfahren darstellen.
